|
BASIC CRM (Versión gratuita)
Basic CRM (Customer Relationship Manager/Gestor de
Relaciones con Clientes) es una aplicación en red que
gestiona todas las comunicaciones con clientes /
proveedores / terceros varios. Los
trabajadores acceden al CRM y graban las acciones llevadas a
cabo, de forma que se logra la coordinación de toda la
empresa. También dispone de alarmas que avisan al
usuario y un sencilla gestión documental para que todos
los usuarios puedan compartir documentos en red.
Con Basic CRM podrá ver qué han hecho otros
compañeros con ese cliente, qué llamadas hizo el
cliente, cual es su historial, todos los contactos,
direcciones. Visite la página web de la empresa con un
sólo clic, envíe un correo electrónico a uno de los
contactos. En definitiva, tenga una visión completa del
cliente. Basic CRM es especialmente útil en
Telemarketing, evitando enviar publicidad a clientes que
no la desean o enviar la publicidad duplicada (en el
caso de equipos de vendedores que comparten listas de
clientes).
-
Trabajo en red hasta 25 usuarios concurrentes
(máximo recomendado pero se pueden conectar hasta 255
usuarios a la vez y miles no-concurrentes).
-
Número ilimitado de empresas, contactos,
acciones y recordatorios.
-
Agenda y alarmas (ventana emergente)
-
Gestión de documentos compartidos
-
Control de usuarios con contraseñas. Trabajo
en equipo.
-
Escalable: Podemos adaptarlo a su empresa por
un módico precio.
Sólo funciona con Windows XP o superior.
|
1º) Descargar Runtime
Microsoft Access 2003 |
 |
|
2º) Descargar Versión
Gratuita (Versión 1.0) |
|
|
3º) Opcional. Contratar Mantenimiento
Anual con derecho a actualizaciones (Versión actual 1.6) |
 |
Llegamos al trabajo. ¿Que tenemos para hoy? Arrancamos
Basic CRM y tras entrar con nuestro usuario nos
aparecerán los recordatorios que nos hemos puesto.
Cada recordatorio nos lleva a la ficha del cliente donde
están todos sus datos. Además en cada recordatorio se
puede poner documentación y una hora a partir de la cual
queramos que nos aparezca una alarma emergente
avisándonos. Hoy es 12/03/2010 y nuestra primera tarea
es llamar a Pedro de TORNILLOS DE GUADALAJARA, S.A.
Vamos a decirle al programa que nos avise a partir de
las 12. Minimizamos la aplicación y seguimos trabajando.
Son las 12 y mientras no quitemos el tick de "Alarma" o
eliminemos el recordatorio nos va a estar apareciendo
una ventana emergente por encima del resto de
aplicaciones recordándonos cada minuto nuestra alarma.
Vamos a la ficha del recordatorio con doble clic o
pulsando el botón "Ir a Ficha". Esto nos lleva a la
ficha de la empresa, con todos los datos.
Vamos a ver las últimas acciones de todos los usuarios
con esta empresa. Hacemos clic en la pestaña "Acciones".
Vemos que María ha cogido hoy una llamada de Pedro (el
Director General). Dice que cuando llamemos nos pongamos
en contacto con Lorena.
Vamos a la pestaña Contactos para ver el número de
teléfono de Lorena. Vemos que es la Directora de
Compras.
La llamamos, pero no está. Grabo la acción "He llamado a
Lorena, pero no estaba. Me han dicho que volverá en una
semana." Escribo un recordatorio para dentro de una
semana: "Llamar a Lorena".
Dentro de una semana Basic CRM me avisará y antes
de hablar con Lorena veré todas las acciones llevadas a
cabo por todos mis compañeros, evitando tareas
duplicadas y contratiempos. Al cabo de varios años
tendré un completo historial de acciones y muchísima más
información.
Basic CRM es especialmente útil en Telemarketing,
evitando enviar publicidad a clientes que no la desean o
enviar la publicidad duplicada (en el caso de equipos de
vendedores que comparten listas de clientes).
-
Requisitos previos
-
Instalación de la versión
1.0.
-
Conexión al CRM
-
Operativa básica
4.1.
Insertar registros
4.2 Ir a un registro
4.3
Eliminar registros
4.4
Modificar registros
4.5
Filtrar registros
4.6 Expandir un registro
4.7
Insertar una fecha
4.8
Zoom en un campo
4.9 Alto
de fila
4.10 Ancho de
Columna
4.11 Insertar un hipervínculo
4.12 Copiar y pegar en Excel o Word
-
Ficha
de Empresas
5.1
Pestaña "Ficha"
5.2
Pestaña "Acciones"
5.3
Pestaña "Recordatorios"
5.4
Pestaña "Contactos"
5.5
Pestaña "Lista de Empresas"
5.6
Pestaña "Categorías"
5.7
Pestaña "Sectores"
5.8
Pestañas "Matrices"
-
Ficha de Historial
-
Recordatorios y
Alarmas
-
Gestión de Usuarios
-
Reparar
este puesto y reparar el servidor
-
Opciones avanzadas
1.
Requisitos previos
Antes de instalar BASIC CRM instale el
Runtime de Access 2003.
2.
Instalación de la versión 1.0
La versión 1.0 tiene 2 componentes:
-
Fichero de Servidor o Base de Datos: Donde
estarán los datos que comparten todos los usuarios.
Hay que grabarlo en el PC que vaya a hacer de
Servidor, en un directorio compartido al que puedan
acceder todos.
-
Puesto Cliente: Tiene un instalador que hay
que ejecutar en cada PC que se vaya a conectar al
CRM. Una vez instalado hay que enlazarlo al Fichero
de Servidor anterior. Para practicar el enlace vamos
al menú Configuración / Enlazar con el Servidor y
nos aparecerá esta ventana:
Podemos escribir la ruta y pulsar el botón "Enlazar" o
pulsar el botón "Seleccionar Ruta" donde se nos abrirá
una ventana del explorador de windows para localizar el
fichero en la red (ver imagen inferior) y tras
seleccionarlo, pulsar "Enlazar".
Si esta ventana no se abriese es debido a que no se ha
instalado el ActiveX COMDLG32.OCX, por lo que habrá que
proceder tal y como se explica en la página del
Runtime Access 2003. Una
posible causa sea que cuando se instaló el puesto
Cliente no se disponían de todos los permisos de
Administración (Nota: en algunos casos puede ser
necesario logearse con el Administrador de la
instalación de Windows, que tiene más poder que el resto
de usuarios-administradores).
Una vez pulsado el botón enlazar y dependiendo del
tráfico de red, el PC se tomará un par de minutos en
llevar a cabo el enlace, avisando convenientemente
cuando haya terminado.
3.
Conexión al CRM
Una vez instalada, al ejecutarse nos pedirá un usuario y
contraseña. Las contraseñas están encriptadas en la base
de datos. En la versión 1.0 sólo viene el
SUPERVISOR con la contraseña SUPERVISOR, datos que
podrán cambiarse posteriormente.
Si estuviésemos en red podríamos ver quién está
conectado. Una vez que hemos entrado, nos aparece una
ventana con los recordatorios de ese usuario. En la
esquina inferior izquierda podremos además ver con que
usuario nos hemos conectado.
Si hemos entrado con el usuario MARIA, veremos que hemos
colgado un vínculo a un directorio compartido con la
información que MARIA necesita para trabajar. Por
lo tanto, en cada recordatorio podremos vincular
información de la red. De ahí podemos ir a la ficha de
la empresa a la que hace referencia el recordatorio
(podemos poner N-recordatorios de M-empresas (clientes,
proveedores, terceros varios.... se denominan "Empresas"
en el CRM).
4. Operativa Básica
4.1 Insertar registros
Para insertar un registro y en ausencia de un botón
"Nuevo" localice un registro con un asterisco en su
cabecera de fila o pulse el botón del navegador de
registros que tenga un asterisco, tal y como se
muestra en la siguiente imagen. Si no aparecen es
que en dicha ventana no se permite añadir registros.
4.2 Ir a un registro
Supongamos que estamos en el registro 6 y queremos
ir al registro 2. Dentro del círculo que se muestra
en la siguiente imagen, si escribimos 2 y pulsamos
Enter nos enviará al 2º registro.
4.3 Eliminar registros
Para eliminar un registro lo marcamos completamente
haciendo clic en la cabecera de la línea (ver imagen
siguiente) y luego pulsamos la tecla Supr o Del (según
el teclado). En presencia de un botón "Eliminar", no
será necesario lo anterior. Simplemente nos posicionamos
en el registro y pulsamos el botón "Eliminar".
4.4
Modificar registros
Para modificar un registro posicionese sobre él y
empiece a modificarlo normalemente. Si no se
pudiese, entonces es debido a lo está usando otro
usuario o en dicha ventana no se pueden modificar
esos registros.
4.5 Filtrar
registros
Estando en cualqueir campo de un registro, si
hacemos clic en el botón derecho del ratón aparecerá
un menú contextual:
Si hacemos clic en el primero ("Filtro por
selección" nos seleccionará todos los registros
donde coincida lo que hayamos seleccionado. En
"Filtrar por" podemos poner comodines:
-
*ana*: Filtra todos los registros que
tengan en dicho campo la cadena "ana" tanto al
comienzo como al final.
-
ana*: Filtra quellos que empiezan por
ana.
-
*ana: Filtra aquellos que terminan por
ana.
-
ana: Filtra aquellos en los que todo el
campo sólo tiene la palabra "ana"
4.6 Expandir un registro
En algunos registros aparece un simbolo + al
cerca de la cabecera de la fila (a la izquierda del
registro). Si lo pulsamos el registro se expande y
muestra más información.
4.7
Insertar una fecha
En todo campo con una fecha, si hacemos doble clic
con el ratón nos aparecerá un calendario emergente
donde podremos elegir la fecha más fácilmente.
4.8
Zoom en un campo
Si pulsmos Alt+F2 nos aparecerá una ventana
emergente donde podemos visualizar párrafos enteros.
4.9
Alto de Fila
Podemos cambiar el alto de la fila posicionandonos
en la cabecera de la fila entre dos filas y
estirando hacia arriba o hacia abajo, de la misma
forma que haríamos con Excel. Para restaurarla, en
la cabecera de fila el menú contextual (botón
derecho del ratón) nos nos ofrece restaurar el alto
estándar.
4.10
Ancho de columna
Las columnas se pueden ocultar, anclar, mover usando
el menú contextual de la cabecera de la columna
(botón derecho del ratón sobre la cabecera de la
columna) o los botones del menú.
4.11 Insertar un hipervínculo
Use hipervínculos para enlazar un registro con un
documento o para grabar una página web o una
dirección de email. Posteriormente puede con un solo
clic, abrir el documento, la web o enviar un email.
Para insertar un hipervínculo usaremos el menú
contextual del botón derecho del ratón en un campo
del tipo "Hipervínculo", que son el campo Docs y los
campos Email y Web. Haciendo clic con el botón
derecho del ratón en uno de esos campos nos
aparecerá la opción "Hipervínculo" al final del
menú:
Elegimos "Modificar Hipervínculo" y nos aparecerá la
ventana de hipervínculos de Office:
Para escribir una dirección de correo electrónico
hacemos clic en el panel de la izquierda, donde pone
"Dirección de correo electrónico" y seguimos los
pasos:
Para quitar un hipervínculo procedemos de igual
forma, pero pulsamos el botón "Quitar vínculo" que
se encuentra encima del botón "Cancelar".
4.12
Copiar y pegar en
Excel
Para seleccionar todos los registros de una tabla
hacemos clic con el ratón en la esquina superior
izquierda.
También podemos seleccionar varios registros
haciendo clic en la cabecera de línea y arrastrando
con el ratón al mismo tiempo.
Una vez seleccionados los registros vamos al menú
Edición / Copiar y luego abrimos Excel y pegamos los
datos.
5. Ficha de Empresas
(menú CRM/Empresas)
5.1 Pestaña "Ficha":
Todos los datos básicos de la
empresa. Domicilio, Teléfonos principales, Categoría,
Secotr y si pertenece a otra empresa.
5.2 Pestaña "Acciones":
Todas las acciones llevadas a cabo por los usuarios,
identificando la fecha, la acción, el usuario que la
llevó a cabo y documentación colgada por el usuario.
Sólo podemos editar y eliminar nuestras acciones. Si
otro usuario está trabajando en la ficha no nos deja
eidtarla hasta que la abandone.
5.3 Pestaña "Recordatorios":
El usuario pone sus
recordatorios "a partir de la fecha que quiere que el
programa le avise" y cada vez que arranque el programa
le aparecerá el recordatorio. Otra opción adicional es
poner una "Alarma". Si hace clic en la casilla de
alarma, a partir de esa fecha y hora aparecerá una
ventana en primer plano avisándole hasta que elimine el
recordatorio o quite el tick de la casilla "Alarma".
No existe ningún automatismo para eliminar recordatorios
antiguos o alarmas ya pasadas, o incluso acciones
llevadas a cabo, ya que se ha preferido dar libertad al
usuario para eliminar libremente los datos que más le
convenga.
5.4 Pestaña "Contactos":
En la parte inferior tenemos
todos los contactos del sistema CRM que habremos ido
creado. Arriba los que trabajan en esta empresa, con sus
datos de contacto profesionales. Abajo se pueden poner
sus datos de contacto personales y también saber en
cuantas empresas trabaja y con qué cargos. Haciendo clic
en el simbolo + de la cabecera de la línea, se expande y
muestra esta información.
Los contactos los podemos crear en la parte superior o
en la parte inferior indistintamente. Si primero los
creamos en la parte inferior, tendremos que
seleccionarlos posteriormente en la parte superior.
5.5 Pestaña "Lista de Empresas":
Podemos dar de baja una empresa (no se elimina el
registro, sino que no se muestra y permite rescatarlo en
el futuro). También podemos aplicar filtros y copiar
registros a Excel, tal y como se muestra más adelante.
5.6
Pestaña "Categorías":
Podemos crear N categorías para clasificar a las
empresas: A, B, C o Cliente A, Cliente B, Cliente C,
Proveedor A, Proveedor B, Proveedor C, o simplemente
Cliente, Proveedor, Ambos. Al expandir la línea nos
mostrará qué empresas pertenecen a una categoría. La
categoría se indica como hemos visto en la pestaña
"Ficha"
5.7
Pestaña "Sectores":
Al igual
que la pestaña Categorías, podemos clasificar las
empresas por sectores: Industria, Comercio, Agricultura,
o si lo queremos zonas geográficas: Centro, Norte, Sur.
5.8
Pestaña "Matrices":
Esta
pestaña muestra qué empresas son matrices y cuales son
sus filiales (expandiendo la línea).
6.
Ficha
de Historial (menú CRM/Historial)
Podemos conocer todas las acciones
llevadas a cabo por un usuario (o todos) en un rango de
fechas. Para ello seleccionamos el usuario en el combo o
borramos el contenido del combo (para mostrar las
acciones de todos). Posteriormente podemos copiar y
pegar en otras aplicaciones o aplicar filtros, tal y
como se explica más adelante.
7.
Recordatorios y
Alarmas
Vimos en la
Pestaña "Recordatorios"
que cada usuario podía poner unos recordatorios que le
avisasen cada vez que entrase el programa. Existe
una opción adicional, que es la casilla "Alarma". Si
marcamos esa casilla, cada minuto aparecerá una ventana
emergente avisándonos que tenemos una tarea pendiente.
Si ya hemos terminado la tarea y no
queremos que nos avise, podemos hacer 2 cosas: a)
Eliminar el recordatorio al completo o b) quitar el tick
de la casilla "Alarma".
8.
Gestión de Usuarios
Menú Configuración / Gestión de
Usuarios. Nos aparece una ventana con todos los
usuarios. Sólo los administradores pueden crear o
modificar usuarios, así como poner o cambiar sus
contraseñas. No se pueden eliminar ni usuarios ni
administradores (ya que si no se perderían todos sus
datos históricos). En caso de necesidad se puede cambiar
su nombre.
9.
Reparar este puesto y reparar el servidor
En el menú Configuración hay dos
opciones útiles:
-
Reparar este puesto: repara el puesto
cliente.
-
Reparar el servidor: compacta y repara la
base de datos compartida (no debe haber ningún
usuario conectado salvo el que lance esta opción.
Crea un backup en la misma dirección donde está la
base de datos.
10.
Opciones avanzadas
Se procederá siguiendo instrucciones
del servicio técnico de AG Software.
|
